Описание предложения «ЗАКОННЫЙ электроннЫЙ документ»

для рассмотрения на Комиссии по инновациям

Цель проекта – устранение юридических преград при переходе на электронный документооборот (ЭДО) и ускорение этого процесса в подразделениях.

В некоторых нормативных документах и распоряжениях разного уровня Предприятия  обозначено или подразумевается использование только бумажных документов и собственноручной подписи или реализация электронного документа (ЭД) разрешена только в конкретной автоматизированной системе. Примерами могут служить следующие документы по автоматизации банковских работ: положение Предприятий.

С другой стороны: по отдельным функциональным направлениям внедрен электронный документооборот; организованы электронные контрольные архивы; широко используется электронная цифровая подпись (ЭЦП), имеются удостоверяющие центры (УЦ); накоплено большое количество электронных образов различных документов; имеются сертифицированные средства  для использования ЭЦП в прикладных системах; действует федеральный закон №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.2002г.

Но не смотря на это, в системе Предприятий  остается большое количество внутренних служебных и отчетных документов, электронная форма которых не имеет юридической силы, что вынужденно создает большой бумажный документооборот с его затратами (на бумагу, картриджи), нерациональным использованием рабочего времени, медленной скоростью подготовки и согласования документов.

Другим препятствием в решении проблемы бумажных документов является сложившаяся практика внедрения ЭДО только на основе указаний «сверху». Это сковывает инициативу в нижестоящих структурах и тормозит переход к электронным технологиям.

Суть моего предложения состоит в следующем:

1. Предлагаю на уровне Предприятий издать Распоряжение (или разъяснение), которое напрямую разрешило бы использование электронных документов (без обязательного оформления бумажных) и ЭЦП (вместо ручной подписи) для всех внутренних служебных и отчетных документов на любом уровне СБ РФ, если это не противоречит законодательству России, положениям ЦБ и договорам с клиентами.

Это Распоряжение должно сделать наличие электронного документа в Предприятии нормой, не требующей дополнительных разрешений, привязки к конкретным автоматизированным системам и видам документов. Оно должно стать в системе Предприятия  аналогом закона «Об электронной цифровой подписи» на федеральном уровне России (подтвердить юрисдикцию этого закона на внутренние документы).

Если какие-то документы не могут или не должны стать полностью электронными (например, по соображениям логической полноты процедуры оформления ЭЦП или с точки зрения реализации технической политики), то их надо четко обозначить и перечислить.

Кроме того, для стимулирования перевода бумажных документов в электронную форму важны следующие принципы, которые можно отразить в этом Распоряжении или других нормативных актах:

- на подразделение, не обеспечивающее движение документа в электронной форме, ложится полная ответственность за документ в бумажном виде (например, его хранение);

- документ может появиться непосредственно в электронном виде, а не только на основе бумажного или другого электронного документа;

- допускается существование документа одновременно и в электронном, и в бумажном виде (например, в переходном периоде или в качестве второго экземпляра);

- необходимо стремиться делать электронный документ сквозным, т.е. если какой-либо вид ЭД существуют на вышестоящем уровне, значит и на нижестоящем уровне он тоже может быть в электронном виде;

- на начальном этапе внедрения ЭДО требования к электронным документам не должны быть выше требований к бумажным документам.

2. Методом внедрения ЭДО в подразделениях должен стать и метод непрерывного постоянного улучшения, а не только метод централизованного тиражирования решений сверху. Это упростит сложную задачу и ускорит ее решение: разделит ее на отдельные элементы, оптимизирует по времени реализации, возможностям, степени готовности и т.д., развяжет руки инициативным подразделениям.

3. В дальнейшем, положения из этого Распоряжения можно включить в новый нормативный документ или доработать старые, касающиеся использования ЭЦП, а также привести в соответствие с ним и другие нормативные документы.

Расчет экономического эффекта.

Затраты по РМ составляют 2500 пачек бумаги формата А4 в месяц (штатная численность 1,5тыс. чел.).

Затраты на 1 пачку = 200 руб. (стоимость 1 пачки =100руб. + расход картриджа =100руб.: стоимость 2,5 тыс. руб. в расчете на 12 000 листов).

Исходя их оценки экономии в 5%, по РМ получаем годовую экономию 300тыс. руб. (=0,05 *2500*200руб.*12).

Затраты по России (из пропорции соотношения численности в 220тыс. чел.) примерно в 160 раз больше, т.е. годовая экономия по России составит 48млн. руб.

Таким образом, имея это Распоряжение (в качестве юридического основания), оценив свои возможности (наличие ЭЦП, работу УЦ, степень готовности  пользователей), предполагаемый экономический эффект и требуемые затраты, оформив внутреннее распоряжение, любое подразделение в соответствии с принципами бережливого производства сможет перейти к полностью электронной форме подготовки, хранения и использования тех или иных видов документов в очень короткое время.